Le aziende italiane sono ancora indietro nella gestione digitale del personale. Nonostante il mondo dell’HR sta per essere investito da un vero e proprio ciclone di trasformazione digitale a livello globale, secondo il rapporto Fluida Digital Workforce Report 2019 in Italia c’è ancora poca consapevolezza e molto da fare per raggiungere un livello soddisfacente di digitalizzazione dei processi di gestione della forza lavoro.
L’indagine – che ha coinvolto imprenditori, manager e responsabili HR di oltre 150 aziende italiane – evidenzia, ad esempio, che sebbene il remote working sia praticato nel 67% delle aziende, solo il 5% ha già adottato una soluzione mobile per rilevare i dati sulla presenza dei collaboratori. In circa 4 casi su 10, infatti, è necessario possedere fisicamente un badge (31%) o un cartellino cartaceo (7%) per segnalare la propria presenza al lavoro. Solo in una piccola porzione di aziende si utilizzano sistemi accessibili da desktop (8%) o basati sulla lettura di impronte digitali (3%). Per un mondo in cui sempre più spesso il personale non lavora dalla sede aziendale o non ha a disposizione un pc nel luogo in cui sta lavorando, questo equivale a creare un gap tra le reali esigenze d’uso e le interazione degli utenti finali, che si connettono da mobile per il 71% del tempo (fonte: Comscore, 2018), e gli attuali sistemi obsoleti per la gestione delle risorse umane nella maggior parte delle realtà italiane.
Non finisce qui, perchè nel 60% circa dei casi non è possibile sapere in pochi istanti chi è operativo in un preciso momento e da quale luogo, complice la scarsa diffusione di infrstrutture cloud che garantirebbero una maggiore accessibilità ai dati.
La situazione non è migliore per quanto riguarda la comunicazione di ferie, permessi o malattie, che avviene ancora compilando un modulo cartaceo addirittura nel 14% delle imprese. Solo il 17% delle realtà analizzate usa un software accessibile anche da mobile per registrare e gestire le assenze. Anche in questo caso prevalgono quindi tecnologie poco adeguate alle esigenze dei collaboratori e alle procedure complesse. Non stupisce che quasi 1 dipendente su 3 non usi regolarmente gli strumenti forniti, generando problemi di rendicontazione a fine mese, che nella maggior parte dei casi ricadono sul personale amministrativo (55%), sui capi area (26%) e in alcuni casi anche sul titolare (6%). Il quadro si aggrava se si ragiona sul fatto che si tratta di un’attività onerosa e a basso valore aggiunto, denunciata in 9 casi su 10, che potrebbe essere facilmente ottimizzata con l’impiego di strumenti digitali.
Anche per il monitoraggio degli accordi “time and material” – la forma più diffusa di fatturazione della consulenza sulla base delle attività effettuate per il Progetto – le aziende non hanno soluzioni digitali, seppure sia una modalità di ingaggio frequente per gli oltre 4 milioni e mezzo di freelance in Italia. Nel 69% dei casi, infatti, non viene eseguito alcun tracciamento con sistemi digitali: il controllo è affidato manualmente a un responsabile (27%) o basato su modalità di inserimento dati facilmente soggette ad errore umano (fogli excel 6%; calendari condivisi 10%); in molti casi è addirittura lasciato alla fiducia (13%) o sostituito da accordi “a cottimo” (13%).
Il quadro tracciato mette in luce l’inadeguatezza degli strumenti utilizzati da moltissime imprese, rispetto all’uso che ne fa un utente finale. Che si tratti di grandi realtà o PMI, in Fluida abbiamo deciso di spostare il focus proprio sul lavoratore, per facilitarlo nell’interazione con l’azienda. Il tutto senza dimenticare i requisiti di efficienza e rapidità di analisi e rendicontazione che ogni mese portano via tempo prezioso ad amministrativi e responsabili di reparto. Inoltre, una gestione digitale del personale permette di snellire la burocrazia interna ed integrare i dati raccolti con software di elaborazione paghe, piattaforme di analytics, fino a sistemi che incentivano la meritocrazia, e allo stesso tempo consente di snellire la burocrazia legata a queste attività.
