Prenotare on demand la propria postazione in modo semplice e immediato, rendendo, così, gli uffici degli spazi accoglienti in cui lavorare alle proprie idee e poterle condividere con i colleghi: sono questi gli elementi che Riccardo Suardi ha messo insieme quando nel 2019 ha fondato Nibol, con l’obiettivo di favorire un ambiente di lavoro più organizzato ed efficiente.
E se facilitare, rendere agili e sostenibili le attività e i processi che ruotano attorno alla vita professionale dei dipendenti sono un po’ i driver che hanno portato alla nascita di Nibol, l’azienda non poteva che ricercare le stesse logiche anche per gestire alcuni degli aspetti interni e il suo team, che oggi è composto da otto collaboratori.
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Automatizzare i processi interni di gestione del personale: Nibol ha scelto Jet HR
Per questo, dallo scorso anno, si è affidata a JetHR, la piattaforma italiana di automazione dei processi HR a 360°, che permette alle organizzazioni di bypassare tutta la burocrazia che riguarda, ad esempio, il pagamento degli stipendi, la pianificazione delle ferie, dei permessi e non solo, attraverso report automatici, sempre aggiornati e consultabili con facilità.
«È una soluzione che rappresenta ciò che noi, per primi, cerchiamo di portare nelle aziende – ha spiegato Riccardo Suardi, CEO di Nibol -. Abbiamo iniziato a utilizzare Jet HR nel 2023, nel primo anno di attività dell’azienda. Per una piccola impresa come la nostra, con meno di 10 dipendenti, avere a disposizione uno strumento intuitivo, consultabile in real time, e capace di centralizzare tutte le informazioni è stato un passo avanti davvero innovativo».
Who's Who
Riccardo Suardi
CEO di Nibol
Da quali necessità partiva l’azienda
«Da Amministratore Delegato, occupandomi anche della gestione contabile e burocratica, prima di adottare questa soluzione dedicavo circa il 20-25% del mio tempo mensile a compiti amministrativi, come la pianificazione delle ferie dei dipendenti, l’approvazione dei permessi, il calcolo e l’invio dei bonus ai commerciali, la verifica delle bozze dei cedolini, l’esecuzione dei bonifici e la creazione di report in Excel. Queste attività, sebbene concrete, erano estremamente dispendiose in termini di tempo. Oggi impiego circa due giorni, risparmiando tra le 15 e le 20 ore di lavoro al mese», ha raccontato Suardi.
Inoltre, a mancare era proprio una visione complessiva e aggiornata della situazione, il che rendeva complicato, ad esempio, progettare i costi futuri dei collaboratori o effettuare calcoli specifici: «La piattaforma affianca anche la competenza di consulenti del lavoro partner per una assistenza a valore aggiunto su tutti gli aspetti più delicati e complessi che richiedono personalizzazione, come l’ideazione dei piani welfare – sempre più cruciali per attirare e trattenere i talenti – l’aggiornamento e l’identificazione di delicatezze o le diverse opportunità derivanti dall’evoluzione continua della normativa sul lavoro. Se ci pensiamo, questo approccio, che sembra ormai obsoleto, era la norma solo pochi anni fa, e lo è ancora per molte realtà del nostro Paese. In questo contesto la soluzione si allinea con il nostro obiettivo di innovare e migliorare processi che sono rimasti invariati per anni».
La soluzione offre anche una feature che funziona da simulatore per le assunzioni delle nuove risorse in azienda: in pratica, permette di valutare in autonomia diverse tipologie di contratto, inviarlo ai candidati e formalizzare le assunzioni autonomamente.
Fornire alle persone gli strumenti giusti per metterle nelle condizioni di lavorare (e stare) bene
C’è un altro aspetto che Riccardo Suardi ha messo in luce: garantire il benessere dei dipendenti attraverso l’uso di strumenti adeguati migliora significativamente l’ambiente di lavoro e si rivela fondamentale per incrementare la produttività delle persone, a prescindere dal fatto che operino in ufficio, da casa, o da qualsiasi altra parte del mondo.
«La pandemia ha dimostrato che è possibile un nuovo modo di lavorare, più orientato al benessere dei dipendenti, che ora guidano il cambiamento verso questa nuova realtà lavorativa. Sono loro a chiederlo e vincono le aziende che sono in grado di ascoltare e rispondere a queste nuove esigenze. Sebbene possa rappresentare un costo iniziale per l’azienda, i benefici che ne derivano sono notevoli.
Accanto a strumenti più tangibili come computer, laptop, poltrone ergonomiche, mettere a disposizione delle persone tool per gestire con facilità i processi legati al mondo del lavoro diventa fondamentale anche per garantire ordine e che tutti rispettino le regole. Ci siamo abituati a sistemi inefficienti, ma una volta scoperte soluzioni migliori, è difficile accettare di tornare a metodi meno performanti. Una cosa è certa: sarà improbabile tornare indietro a modelli più rigidi, proprio perché abbiamo tutti sperimentato nuovi modi di gestire l’organizzazione del lavoro, che volevamo da tempo, ma che non sapevamo ancora fossero realizzabili. E questa è la nuova normalità», ha concluso l’AD.
