È il feedback il cuore del sistema di Performance Management adottato da Esprinet, principale distributore europeo di Information Technology e Consumer Electronics. L’azienda da alcuni anni ha abbracciato un nuovo approccio culturale per lo sviluppo continuo delle persone; la pandemia ha accelerato il processo e convinto Esprinet a introdurre Feedback4you per sostituire il precedente sistema di gestione delle prestazioni basato su revisione e giudizio annuali.
Feedback4you, la app di Digital360 progettata dagli esperti di P4I, si fonda su un modello innovativo di valutazione e miglioramento delle prestazioni delle persone e riesce a rispondere meglio alle necessità nel momento in cui si presentano. Come afferma Anna Fiorillo, HR Business Partner di Esprinet: «Con il feedback Esprinet può allineare i comportamenti con gli obiettivi e far crescere le persone».
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Il feedback nella nuova People Strategy di Esprinet
Nel 2012 Esprinet aveva adottato un sistema di Performance Management con review annuale. «Questo sistema – sottolinea Fiorillo – è stato importante per dare supporto alla gestione delle prestazioni e della politica retributiva, ma dopo alcuni anni non riusciva più a essere coerente con i cambiamenti culturali interni e all’esigenza di tempestività e continuità di relazione capo-collaboratore. Inoltre – prosegue la HR Business Partner di Esprinet – richiedeva un forte impegno di tempo da parte dei manager e della direzione HR per ricostruire il lavoro fatto nei 12 mesi precedenti e compilare le schede. In un mercato sempre più veloce, ma anche nel contesto della nostra People Strategy incentrata sull’ascolto e la partecipazione diretta delle persone, non forniva valore aggiunto».
Una People Strategy che Esprinet ha portato avanti da sempre nel tempo, sin da quando nel 2017 è partito il percorso di Smart Working, che in prima battuta prevedeva un giorno a settimana e poi – dal 2019 – due. A seguire sono state introdotte due survey di team annuali per l’ascolto sistematico delle persone e infine, l’anno scorso, è stato ridisegnato il sistema di training dando vita alla piattaforma digitale Reskill, che rende la formazione accessibile a tutti in qualunque momento e in modo autonomo, senza passare per l’approvazione del manager. «Feedback4you è in linea con questa People Strategy», evidenzia Fiorillo.
Il modello proposto di Continuous Performance Management genera infatti un meccanismo continuativo e flessibile che non misura solamente, ma supporta la crescita continua delle persone e dell’azienda. «Un elemento chiave del sistema di Performance Management di Feedback4you è che non si basa sul passato ma sul futuro, perché mette al centro la persona e il suo sviluppo», osserva Fiorillo.
La cultura del feedback e il ruolo del Change Management
La necessità di adottare un modello di Continuous Performance Management è emersa quando le ultime survey hanno portato alla luce la richiesta dei team di ottenere più feedback dai manager. Esprinet ha così deciso di avviare una collaborazione con P4I per ridisegnare la strategia di Performance Management integrando Feedback4you. Sono stati dapprima costituiti due focus group, uno per i collaboratori e uno per i manager, in modo da raccogliere spunti ed esigenze, e ripensare il processo di gestione della prestazione insieme alle persone in ottica di miglioramento e crescita delle risorse e dell’azienda.
«L’obiettivo era facilitare un feedback più tempestivo e continuativo dei manager verso i collaboratori – evidenzia Fiorillo -. Adesso, per la prima volta, le nostre persone possono chiedere in qualunque momento il feedback del manager e possono essere proattive e protagoniste nel processo di performance management».
In seguito, la nuova strategia di People Management è stata illustrata alle persone in un percorso di formazione con 3 appuntamenti per i manager e 2 per i team, erogati sul portale di Esprinet per il digital learning Reskill.
«Questo passo è fondamentale: il Change Management supporta un’adozione di successo», dichiara Fiorillo. «Abbiamo descritto ai manager e ai collaboratori i concetti legati al feedback continuo. Come si chiede e si dà il feedback, come si cambia e si cresce grazie alle indicazioni date e ricevute. Il percorso di integrazione di Feedback4you prosegue ancora oggi con sessioni individuali di formazione per i manager e video pillole per le persone. Per i manager si tratta di virare verso un nuovo approccio manageriale per le persone di affinare le capacità di chiedere il riscontro del manager e saper accogliere il feedback in maniera costruttiva».
La priorità è lo sviluppo della persona
Il nuovo Performance Management di Esprinet utilizza Feedback4you per consentire ai manager di scambiare in qualsiasi momento con i collaboratori due tipi di feedback: il “Think about”, che suggerisce un miglioramento in ottica costruttiva, e il “Keep going”, che offre un premio al lavoro ben fatto e uno stimolo a proseguire. Anche i contenuti si trasformano: la valutazione non si basa più sulle competenze legate al ruolo ma sui valori aziendali – come la customer centricity e la capacità di collaborare – e sugli obiettivi personali, che l’azienda definisce “priorità”. Ora questi obiettivi sono slegati dai bonus economici per connettersi con lo sviluppo della persona e Feedback4you diventa un prezioso alleato nei processi gestionali e decisionali, come la politica retributiva.
Infine, ma non meno importante, Feedback4you non dimentica l’aspetto umano: per questo include al possibilità di richiedere dei “touchpoint” fisici dove il feedback multidirezionale e l’interazione continuano. Digitale e human touch convivono, dando ancora più efficacia agli strumenti tecnologici.
L’azienda, comunque, non ha rinunciato al sistema di valutazione annuale in cui si tirano le somme dei risultati raggiunti nell’arco di 12 mesi; tuttavia questa review, grazie al feedback continuativo, diventerà più snella, senza lunghe fasi di calibration e con manager e HR più centrati sullo sviluppo dei team e delle persone e sulle attività a valore aggiunto.
«Ma è soprattutto la persona a ricevere un valore inestimabile: spunti per la crescita personale ottenuti in modo trasparente e tempestivo rispetto alle attività svolte», conclude Fiorillo. «Vale anche per i manager: la cultura e i valori del feeback sono strumenti preziosi per costruire il ruolo di leader».
