Nel cuore di un mondo digitale in costante evoluzione, la Smart Collaboration – ovvero la collaborazione resa efficiente mediante l’uso di piattaforme tecnologiche − è diventata l’elemento chiave che guida il progresso e la crescita dell’impresa.
Secondo le rilevazioni di Gartner, nel 2023 il 39% dei knowledge workers (in italiano “lavoratori della conoscenza”) a livello globale ha adottato un modello di lavoro ibrido rispetto al 37% nel 2022, a dimostrazione del fatto che il ritorno totale in ufficio è solo appannaggio di una più ristretta cerchia di organizzazioni gestite in maniera obsoleta e anacronistica. Ed è qui che si evince la necessità di far evolvere il modo di collaborare per diventare più flessibile e incentrato sulle reali esigenze delle persone.
Inoltre, se si considera che ad apprezzare di più la flessibilità sono le fasce di lavoratori più giovani, come dimostrano due ricerche McKinsey (una su un campione esclusivamente americano, e una su un campione di quasi 13.000 impiegati a livello globale), è evidente che per attrarre i migliori talenti e vincere la sfida della competitività sul mercato le aziende debbano adeguarsi ripensando a un’impostazione del lavoro che tenga conto delle preferenze degli scopi di ognuno, ovvero mettendo le persone al centro di un workspace che consenta prestazioni elevate.
Questo è ciò in cui da sempre è impegnata Canon che, al passo coi tempi, ha sviluppato una proposta per la Workspace Collaboration in grado di assicurare che la forza lavoro sia sempre connessa ai documenti e ai flussi di lavoro aziendali tramite un ecosistema di trasformazione digitale completo che integra dispositivi, soluzioni e servizi abilitati per il cloud. Il concetto di Easy Experience descrive la proposta di Canon per il mondo del workspace.
Di Smart Collaboration e del ruolo di Canon come abilitatore di questa nuova modalità di lavoro, in particolar modo in ambito HR, ne parliamo oggi più con Arianna Ferrini e Valter Valente, rispettivamente Direttrice Risorse Umane e Solution Business Consultant di Canon.
Indice degli argomenti
La Smart Collaboration di Canon pone uno sguardo al futuro
Abbiamo quindi chiesto a Canon, dato il suo punto di osservazione privilegiato in quanto fornitore di strumenti a supporto dell’attività di ufficio ed essa stessa in parte azienda di knowledge workers, come sarà il futuro del lavoro.In particolare, abbiamo cercato di comprendere perché la Smart Collaboration è diventata ormai imprescindibile in azienda soprattutto tra le giovani generazioni e quale il ruolo di Canon in questo contesto.
“Ritengo che nel delineare quello che sarà il mondo del lavoro si debba partire dagli ultimi anni – ribadisce Arianna Ferrini -. Abbiamo vissuto, come è noto, una crisi scatenata dal Covid, che è stata sistemica. Di fatto siamo ancora in un ambito di crisi più ampia che coinvolge il modello produttivo, climatico, sociale. Indubbiamente un momento di grande cambiamento e di grande trasformazione. Questo vale anche per il mondo delle Risorse Umane. Rispetto a pochissimi anni fa, infatti, il lavoro è sempre più remoto, ma la novità sta tutta nella mobilità. Superato il modello del telelavoro, adesso non solo è possibile lavorare fuori dall’ufficio, ma anche dove serve: remotizzazione e mobilità sono le due grandi tendenze riscontrabili anche all’interno di Canon in tutti quei ruoli che si prestano a tali possibilità”.
Così, riconoscendo la necessità di maggiore flessibilità per conciliare al meglio lavoro e vita privata, ad oggi Canon ha concordato una formula di lavoro ibrido per i propri dipendenti, con la possibilità di prenotare la postazione di lavoro attraverso soluzioni Canon proposte anche ai clienti. “Una scelta che non solo permette di essere più sostenibili dal punto di vista sociale, migliorando notevolmente l’employee experience che siamo in grado di offrire ai nostri dipendenti, ora ancor più coinvolti di prima con l’azienda, ma anche da quello ambientale, contribuendo a limitare le emissioni di CO₂ legate agli spostamenti e ai consumi energetici dei nostri uffici, che in tale ottica restano regolarmente chiusi tutti i venerdì. Con tutto ciò che ne segue in tema di talent attraction, specialmente per quanto riguarda le nuove generazioni, sempre più attente ai temi green, e per le quali la flessibilità è diventata un must nella valutazione dell’offerta di lavoro”.
Trend, quelli della remotizzazione e della mobilità, che Canon sta riscontrando nelle aziende clienti. “Tuttavia, nei casi in cui individuiamo una certa resistenza da parte del management”, riporta Ferrini, “ci adoperiamo, sulla base della nostra esperienza e della nostre competenze tecnologiche, per sciogliere ogni dubbio sugli strumenti e sulle metodologie più efficienti in termini di Smart Collaboration, ovvero quell’approccio intelligente alla collaborazione che implica l’uso di tecnologie innovative e soluzioni digitali per migliorare l’efficienza, la produttività e la qualità del lavoro di gruppo anche a distanza, garantendo sempre la sicurezza del dato”.
Gli strumenti messi in campo da Canon per la Smart Collaboration
Preso atto delle nuove tendenze del lavoro e compreso il ruolo di Canon come abilitatore della Smart Collaboration, con Valter Valente ci siamo soffermati di più sull’aspetto tecnico di questa trasformazione, per cercare di capire quanto conta oggi creare un workspace evoluto attraverso l’adozione della Smart Collaboration e quali sono gli strumenti messi in campo da Canon.
“Nel il mio ruolo di Solution Business Consultant mi occupo di Information Management, supportando le aziende nella trasformazione dei modelli di lavoro – ribadisce Valente – un’evoluzione che risponde a un trend ben preciso perseguito dalle imprese che è quello di risparmiare spazi, costi, trasferte e di limitare in generale gli spostamenti delle persone. La Smart Collaboration risponde perfettamente a queste esigenze consentendo di gestire al meglio il flusso di informazioni necessarie per lo svolgimento delle attività in maniera digitale, quindi anche da remoto e in mobilità. In questo contesto Canon assolve il ruolo di partner strategico mettendo a disposizione delle organizzazioni un’ampia offerta di soluzioni, piattaforme e servizi che permettono di condividere e gestire l’informazione in maniera semplice e veloce sia dal punto di vista statico, per esempio andando a ricercare il documento utile tra milioni di documenti conservati, sia dal punto di vista dinamico, per esempio permettendo al dipendente di controfirmare un documento in mobilità”.
Una nuova metodologia di lavoro, dunque, che strizza l’occhio anche alle nuove generazioni, abituate ad avere tutto a portata di clic, sempre e ovunque. È infatti proprio questa semplificazione dell’esperienza, la Easy Experience, che Canon si impegna a replicare anche nello spazio di lavoro dando modo a chi opera di avere un’informazione veloce, strutturata e sicura. “La sicurezza è infatti una delle priorità di Canon, sia nel momento in cui andiamo a installare una delle nostre soluzioni in Cloud, che sono ospitate in Azure e quindi in ambiente Microsoft con livelli di sicurezza molto alti e che possono pertanto essere utilizzate in maniera ottimale per tutti i lavori in mobilità, sia quando il cliente sceglie una soluzione on premise”, sottolinea Valente.
Le SmartAPP per l’Easy Experience
Parlando di Easy Experience non possiamo fare a meno citare il portafoglio di SmartAPP che Canon mette a disposizione delle aziende nei diversi ambiti. “In qualità di strumenti che permettono di automatizzare i processi aziendali, garantendo i più elevati livelli di sicurezza, le SmartAPP – spiega Valente – nascono dalla nostra lunga e diversificata esperienza in ambito documentale, che ci ha portato alla definizione di processi strutturati ottimizzati per specifiche attività. Abbiamo così per esempio la SmartLOGISTIC dedicata al trasporto merci, la SmartLEGAL per le pratiche legali, la SmartINVOICE per la fatturazione elettronica, e così via. Chiaramente ogni cliente ha le proprie esigenze, sulle quali andiamo poi a personalizzare e implementare ogni processo predefinito all’interno della SmartAPP”.
Canon ha anche sviluppato una SmartAPP per abilitare la Smart Collaboration anche nella funzione Risorse Umane: si tratta di SmartHR, che permette di gestire in maniera efficace tutti i documenti relativi al fascicolo del dipendente ed è suddivisa in due aree, Manage e Reclutamento & Selezione. Le principali funzionalità includono l’acquisizione, archiviazione e condivisione della documentazione secondo le policy aziendali, la creazione di repository strutturati, la gestione di scadenze per il monitoraggio del ciclo di vita della documentazione, la possibilità di condividere o ricevere informazioni in modo sicuro e l’integrazione diretta con Microsoft Office. La piattaforma è personalizzabile secondo le necessità della Direzione del Personale, basandosi su moduli e integrandosi con ambienti preesistenti.
“Tornando a focalizzarci sul mondo delle Risorse Umane, per il quale abbiamo sviluppato la SmartHR, possiamo affermare, per esempio, che una struttura HR ha di base dei processi abbastanza standard da seguire nella gestione del fascicolo del dipendente. Tuttavia, ogni realtà ha le sue peculiarità. Un’azienda che si occupa di produzione dovrà tener conto di elementi legati alla fornitura di dispositivi di sicurezza, alle certificazioni mediche e ad altri elementi che vanno personalizzati e che saranno certamente diversi da quelli presenti in un’azienda che offre servizi. In ognuno dei due casi l’azienda avrà a disposizione una SmartAPP tagliata su misura delle proprie necessità”.
Canon e il percorso di adozione della Smart Collaboration
In conclusione, Valter Valente ha raccontato come Canon supporta le aziende nell’adozione della Smart Collaboration, partendo dalle esigenze a cui si ispira per realizzare e poi offrire le soluzioni di Information Management, che sono cinque.
“La prima è la dematerializzazione,” indica Valente, “chiaramente dal Covid in poi le grosse aziende tendono a smantellare il patrimonio cartaceo. Il nostro ruolo tra servizi e piattaforme è quello di rendere oggi digitale l’informazione che prima era cartacea. Segue poi l’automazione di processi informativi. Per la stessa ragione sopra citata, l’informazione viaggia ora attraverso il mondo digitale in maniera strutturata, controllata e monitorata. E questo è un altro vantaggio enorme che forniamo ai nostri clienti. Sicurezza e privacy, soprattutto in ottica GDPR, sono il terzo pilastro a cui prestiamo attenzione, seguito poi da flessibilità e velocità nella gestione documentale. Questo significa per noi, per esempio, dare la possibilità di ricercare un’informazione, un documento, un testo all’interno di un patrimonio documentale anche ampio non solo con la classica chiave di ricerca, ma anche direttamente digitando il testo contenuto in un documento tra milioni. Un vantaggio in termini di riscontro informativo veramente enorme. Infine, consulenza, servizi e ottimizzazione su temi ancora non perfettamente chiari alle aziende come, a titolo esemplificativo, tutta la parte legata alle normative legate alla firma”.
