C’è un grande cantiere aperto nelle aziende, ed è quello dell’ufficio del futuro. Dopo un anno e mezzo di Remote Working forzato, si avvicina il momento di rientrare gradualmente nelle sedi, nel rispetto delle norme di sicurezza. Ma è chiaro a tutti che gli spazi di lavoro non saranno più utilizzati come prima della pandemia. Gli uffici “alveare” e l’obbligo di presenza appaiono oggi come un retaggio di un passato che non tornerà. Per il “new normal” (o il “never normal”, come a volte si dice) occorre riprogettare gli spazi e l’organizzazione del lavoro secondo un modello che sarà ibrido, un hybrid work in equilibrio fra le mura di casa e gli uffici, che prendono la forma di piccoli hub distribuiti sul territorio o di grandi headquarter rivisitati in base alle nuove esigenze.
Il tema è sulla scrivania di ogni direttore HR e di ogni facility manager, e molti cantieri, proprio in termini di lavori di ristrutturazione, sono già stati aperti. Una recente survey degli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano conferma che l’89% delle 244 grandi imprese italiane interpellate rivedrà i propri spazi con interventi strutturali, o ne ripenserà l’utilizzo.
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Ufficio del futuro: un luogo per la creatività e la collaborazione
La riorganizzazione delle modalità e degli spazi di lavoro sta avvenendo in base alle esigenze specifiche di ogni azienda, perché ogni realtà ha le proprie caratteristiche di business e una diversa cultura aziendale. Ma si vanno delineando alcuni trend. Innanzitutto, tutti abbiamo sofferto per la mancanza di interazioni sociali e di scambi informali, quelli che avvengono nei corridoi e alla macchinetta del caffè, e questo penalizza la creatività e la capacità di innovare, oltre a generare in molte persone una certa ansia da isolamento.
“Sicuramente lo scambio informale e casuale favorisce lo sviluppo di nuove idee – conferma Matteo Melchiorri, Chief Human Capital Officer di Fastweb -. Questa istanza è emersa e l’abbiamo assecondata: nel rispetto di tutti i protocolli di sicurezza, laddove la presenza fisica è importante l’abbiamo consentita. Stiamo anche cercando meccanismi per favorire la socialità, le interazioni spontanee e gli incontri casuali, anche se pianificare la casualità è un ossimoro: abbiamo cercato di creare occasioni di scambio, come virtual room, one to one spontanei o caffè virtuali con l’Amministratore Delegato”.
Il ritorno in ufficio avrà quindi come primo obiettivo quello di riempire questo vuoto, ma sarà importante lasciare libertà di scelta. La survey degli Osservatori del Politecnico dettaglia anche le attività che si prevede verranno svolte in sede: la socializzazione con i colleghi è al primo posto (68%), seguita da incontri con persone esterne all’organizzazione, recruiting, inserimento, induction nuovi assunti, meeting del management.
In questo nuovo contesto, la riprogettazione del workspace dovrà avere come focus primario la dimensione sociale dello spazio e l’esperienza dei dipendenti, con un ruolo importante delle tecnologie digitali per mettere a disposizione strumenti di collaborazione e condivisione uguali sia a chi è a casa sia a chi è nella sala riunioni dell’ufficio.
“Lasceremo le persone andare e venire dall’azienda liberamente: quando vogliono andare in ufficio si possono prenotare – anticipa Guido Stratta, People & Organization director, Enel Group -. Nella riprogettazione dell’ufficio del futuro pensiamo a spazi che serviranno per incontri di brainstorming, per fare check point delle strategie o delle problematiche dei team, e anche a momenti di ritrovo istituzionali, ma non più di 4 giorni al mese. Ci stiamo attrezzando con hubquarter, non headquarter: uffici aeroporto con sale riunioni, sale agorà per discussione, zone di coworking. È un cambio di rotta: gli uffici alveare nel contesto attuale sarebbero frustranti. Le persone ci hanno chiesto più auto-responsabilizzazione”.
Un modello che spinge la cultura del “vero” Smart Working, che abbandona il controllo “visivo” del lavoro a favore di una delega, del coaching e del supporto, di una maggiore fiducia, di modelli di valutazione basati sul raggiungimento di obiettivi.
Cambia il modello delle città: policentriche e a 15 minuti
Se, dunque, il lavoro a distanza diventerà una modalità accessibile liberamente anche quando gli uffici inizieranno a riaprire, il modello delle città è destinato a cambiare. Il flusso delle persone in entrata per recarsi al luogo di lavoro diminuirà, perché i dipendenti svolgeranno da casa le attività che prevedono un lavoro di concentrazione o individuale, e andranno in ufficio di rado. L’ufficio alveare lascia il posto ad hub più piccoli e più territoriali.
Nasce da qui il concetto della città policentrica, in cui tutto è raggiungibile nell’arco di 15 minuti, di cui Milano è apripista in Italia. Lo scorso marzo si è tenuto un evento dal titolo “Lavorare vicino a casa, coworking e near working per la città a 15 minuti” ideato e realizzato dal Comune di Milano che ha messo a confronto il mondo delle istituzioni, delle università, delle imprese e dei sindacati. Il capoluogo lombardo è infatti la capitale italiana del coworking, con più di 100 spazi distribuiti in tutte le zone della città.
“Vogliamo essere la prima Amministrazione a sperimentare nuovi luoghi e nuovi modi di lavorare che si pongano in sintonia con la costruzione di una Milano a 15 minuti e contribuiscano a ridisegnare il modo di vivere e fruire della città e dei suoi servizi post pandemia – ha detto l’assessora alle Politiche per il lavoro, Attività produttive e Commercio Cristina Tajani –: lo Smart Working ci accompagnerà anche dopo l’emergenza sanitaria. Dobbiamo quindi lavorare su contrattazione collettiva e politiche pubbliche in grado di limitarne gli effetti negativi, come il confinamento domestico, ed enfatizzarne quelli positivi, come il risparmio di tempo negli spostamenti e la migliore conciliazione tra tempi di vita e tempi di lavoro”.
L’ufficio del futuro sta nascendo, e aiuterà le imprese a ripartire seguendo tre direttrici chiave: policentrismo, prossimità territoriale e ibridazione fra fisico e digitale.
