In un momento storico, come quello attuale, caratterizzato da un’elevata competizione tra i player di mercato, l’innovazione e l’affermazione rispetto alla concorrenza guidano ogni impresa. In questo contesto utilizzare strumenti di project management diventa sempre più importante. Intraprendere dei progetti senza il supporto di soluzioni in grado di guidare i team, attraverso l’intricato labirinto di compiti, scadenze e collaborazioni, comporta un alto rischio di insuccesso.
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Caratteristiche e vantaggi degli strumenti di project management
I software di project management nascono quindi per supportare le persone a pianificare e gestire efficacemente i progetti. Con funzionalità che consentono la delega dei compiti, la comunicazione in tempo reale e il monitoraggio dei progressi, queste piattaforme diventano il collante digitale che mette insieme team diffusi e li guida compatti verso il risultato.
Liste e bacheche Kanban per la gestione efficiente dei compiti; diagrammi di Gantt per visualizza le tempistiche del progetto; tool per la condivisione dei file sui quali poter lavorare garantendo che tutti abbiano accesso alle versioni più recenti; strumenti per il monitoraggio del tempo; sistemi di notifiche e avvisi; possibilità di assegnare ai membri del team i compiti in base alla disponibilità e alle competenze; strumenti di comunicazione come chat e commenti; possibilità di integrazione con i software già in uso. Sono queste le principali funzionalità presenti all’interno delle piattaforme di project management, oggi anche potenziate con la Generative AI.
I vantaggi derivanti dall’uso di questi collaboration software per la realizzazione di progetti sono facilmente intuibili: informazioni centralizzate e quindi raggiungibili da tutti i membri dei team coinvolti; gestione dei compiti chiara e responsabilizzante; collaborazione efficace; pianificazione delle attività; gestione delle risorse umane, e anche economiche, efficiente garantendo che le persone giuste vengano schedulate sui compiti giusti al momento giusto; accesso facilitato ai documenti e controllo delle versioni; monitoraggio costante del progresso dei compiti e del progetto in generale.
Strumenti di project management disponibili sul mercato italiano
Le aziende possono scegliere tra diverse piattaforme. A seguire, un elenco non esaustivo dei software che si possono adottare in Italia:
Asana
È la piattaforma all-in-one per la gestione dei progetti. Basata su cloud, Asana consente ai team di organizzare, collaborare, pianificare ed eseguire attività da qualsiasi luogo. Centralizza il lavoro dei team in un unico spazio condiviso fornendo una varietà di viste del progetto tra cui scegliere: a elenco, cronologia, bacheche. Attraverso questo tool di project management è possibile suddividere il lavoro in attività gestibili (anche in sottoattività) per la singola persona e per tutto il team.
Come anche: visualizzare le fasi principali del progetto per misurare e condividere i progressi; assegnare un incaricato alle attività, in modo che tutti sappiano chi ne è responsabile; specificare la data e l’ora di scadenza, in modo che tutti possano rispettarle, indipendentemente dal fuso orario; utilizzare un timer incorporato o tracciate manualmente il tempo trascorso sulle attività per supportare le risorse e visualizzare l’avanzamento del progetto; usare regole per automatizzare azioni importanti nei processi, in modo che i team non saltino dei passaggi. Sono tantissime le realtà internazionali che usano Asana, tra queste: Amazon, Deloitte, Google, Sky, Vodafone, PayPal.
Bitrix24
È uno spazio di lavoro online completo di strumenti creati per gestire l’azienda in modo più semplice ed efficiente. Bitrix24 offre strumenti di project management, ma anche CRM, chat, videochiamate, website builder, telefonia, marketing e analisi CRM. Per quanto riguarda le funzionalità di project management nello specifico il software consente di creare gruppi di lavoro, assegnare ruoli, impostare incarichi con scadenze, seguire lo stato di avanzamento degli incarichi attraverso le notifiche, monitorare i progressi aziendali in tempo reale e ricevere report dai dipendenti. Con Bitrix24 è possibile scegliere tra diverse metodologie di project management (Kanban, diagramma di Gantt, etc.).
Clickup
Clickup, o meglio Clickup AI, dato che da qualche mese la piattaforma è stata potenziata con l’Intelligenza Artificiale Generativa, è la soluzione all-in-one di project management scelta da oltre 800.000 team che racchiude molteplici funzionalità e strumenti di comunicazione in tempo reale per chattare e confrontarsi sulle attività all’interno del gruppo di lavoro.
Con Clickup si può: suddividere progetti di qualsiasi dimensione in attività personalizzate; creare documenti e collegarli alle attività; tenere traccia del lavoro rispetto alla strategia con obiettivi misurabili; creare lavagne sulle quali dare vita alle idee del team sfruttando gli elementi di visual collaboration; visualizzare i progetti con report in tempo reale sulle dashboard; comunicare velocemente via chat.
Jira
È lo strumento di agile project management specificatamente creato per l’attività di sviluppo software. Jira propone una varietà di strumenti, tra cui Scrum, Kanban e metodologie miste. Crea task completi di dettagli, date di scadenza e promemoria su cui lavorare in autonomia e insieme ai membri del team. Utilizza i sottotask per suddividere elementi di lavoro di grandi dimensioni. Consente di monitorare i task per controllarne l’avanzamento e rimanere aggiornati con le notifiche tramite e-mail.
Meister Task
È un task manager online intuitivo che utilizza funzionalità intelligenti, integrazioni e automazioni per aumentare la produttività dei team in ufficio e distribuiti. Le funzionalità principali sono: progetti, attività e collaboratori illimitati; schede di progetto personalizzabili in stile Kanban; notifiche per essere aggiornati su ciò che accade nel team; automazioni delle attività per flussi di lavoro più efficienti e coerenti; liste di controllo personalizzabili, descrizioni, date di scadenza e tag per le attività; monitoraggio delle attività con invio di notifiche; rapporti personalizzabili che forniscono informazioni dettagliate sulla produttività del team; ruoli utente e autorizzazioni assegnabili all’interno dei progetti; sistema di cronologia tramite diagrammi in stile Gantt per pianificare le attività; possibilità di appuntare e visualizzare le attività di vari progetti su un’unica bacheca personale.
Microsoft Project
È la suite di strumenti completa, parte della famiglia Microsoft 365. La soluzione consente di organizzare facilmente i progetti grazie alla pianificazione dinamica, che si basa su risorse, durata del progetto e membri del team assegnati. Consente di creare dashboard interattive per visualizzare lo stato generale e per esaminare i dettagli di progetti e programmi, anche attraverso la visualizzazione di Power BI (la piattaforma di business intelligence e analytics creata da Microsoft). Dà la possibilità di sviluppare esperienze desktop o mobili e di creare flussi di lavoro automatizzati. Numerose le viste che i team posso utilizzare per creare e gestire i progetti, tra queste: la vista griglia, bacheca e sequenza temporale (diagramma di Gantt).
L’accoppiata tra Microsoft Project e Microsoft Teams facilita la collaborazione e la gestione dei progetti attraverso la condivisione di file, chat, riunioni e altro.
Monday
Scelto da oltre 152.000 clienti in tutto il mondo, offre una gestione rapida e personalizzabile dei progetti. Tra le sue principali funzionalità la dashboard che semplifica il processo decisionale con informazioni preziose in tempo reale; le automazioni per risparmiare tempo evitando lavoro ripetitivo; grafici di Gantt per visualizzare le tappe fondamentali del progetto e le gerarchie; le bacheche Kanban per assegnare le priorità e gestisci le richieste in base alla capacità. Inoltre con Monday è possibile organizzare e condividere facilmente i file, finalizzare le risorse in modo più rapido e creare flussi di lavoro uniformi ed efficienti velocizzando modifiche e approvazioni. Su Monday possono essere importati automaticamente i dati da più strumenti già in uso per avere tutto il lavoro del team in un unico posto.
Oracle Project Management
È una soluzione di Oracle Fusion Cloud ERP che offre il pieno controllo del lavoro. Il software consente di: visualizzare i piani di progetto più importanti da un’unica posizione e di assegnare le risorse giuste al momento giusto; creare piani per il team condividendo in modo chiaro obiettivi, dipendenze e tempistiche; generare rapidamente budget e previsioni; acquisire insight in ogni fase del progetto e identificare le potenziali escalation negative prima che si verifichino.
Quire
È il software di project management pensato per team di piccole e medie dimensioni che necessitano di una migliore organizzazione del lavoro. Quire consente di: creare liste annidate infinite (una lista annidata è una lista all’interno di un’altra lista, n.d.r.) e anche sottoliste intelligenti; creare bacheche Kanban per organizzare, assegnare priorità e visualizzare lo stato del progetto e diagrammi di Gantt versatili per pianificare ogni traguardo; organizzare i calendari dei team per essere tutti allineati.
Smartsheet
È il tool di project management che offre viste, flussi di lavoro, report e dashboard diversificati in modo da coprire qualsiasi necessità, da semplici progetti a iniziative aziendali complesse. Tra le funzionalità offerte dalla piattaforma: automazione del flusso di lavoro; gestione dei contenuti; gestione dei processi su scala; gestione sicura delle richieste; integrazione con le piattaforme già in uso e altro ancora.
Trello
È il software visual che consente ai team di gestire qualsiasi tipo di progetto, flusso di lavoro o monitoraggio delle attività, in maniera semplice e flessibile. Grazie alle viste Bacheca, Timeline, Tabella, Calendario, Dashboard, Mappa e altre ancora, è facile esaminare ogni aspetto dei progetti e avere ad una prospettiva nuova del task in corso. Con Trello è possibile: creare regole, pulsanti e comandi per automatizzare quasi tutte le azioni; impostare regole per non lasciarsi sfuggire alcun task; integrare app come Slack, Jira, e le-mail per una comunicazione ancora più efficiente col team.
Wrike
Ha conquistato già oltre 20.000 aziende in più di 140 Paesi questa piattaforma di gestione del lavoro in collaborazione. Con Wrike si può: creare flussi di lavoro personalizzati; visualizzare la pianificazione del progetto e impostare dipendenze in tempo reale; raggruppare le cose da fare di tutti i progetti; gestire facilmente il lavoro quotidiano trascinando sulla dashboard le attività in “Nuova”, “In corso”, “Completata”; attraverso lo strumento di revisione e approvazione Wrike Proof contrassegnare un’immagine per aggiungere commenti, eliminare comunicazioni errate e revisioni inutili; modificare o creare facilmente un report da zero, nonché condividere report interattivi in tempo reale e pianificare le notifiche per ricevere regolarmente aggiornamenti o revisioni dei report.
Altri tool di project management
E non finisce qua. Tra i tool di project management che possiamo annoverare ci sono anche: ActiveCollab, il software che offre il controllo completo sul lavoro del team pianificando e organizzando tutte le attività, dall’inizio alla fine del progetto; Basecamp, che aiuta a tenere traccia dei compiti da svolgere, lavorare insieme su documenti, pianificare progetti, chattare e altro ancora; Furious, che consente la corretta gestione di tutti i tipi di progetti attraverso l’integrazione di strumenti di pianificazione basati sull’intelligenza artificiale, Gantt di progetto, strumenti di gestione di task e ticket.
E ancora: Hubstaff, una app per automatizzare i processi di monitoraggio del tempo, la gestione della forza lavoro e le metriche di produttività; Liquid Planner, lo strumento di pianificazione predittiva intelligente che esegue simulazioni multiple su tutti i progetti per creare previsioni realistiche e accurate; Orangescrum, la soluzione facile da usare per monitorare e gestire risorse e progetti. Infine RationalPlan, il software sviluppato per aiutare sia i team che i project manager a creare piani di progetto coerenti, allocare risorse e analizzare il carico di lavoro, tenere traccia dell’avanzamento del lavoro, stimare i costi del progetto e gestire i budget.
