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Software gestione del personale: le soluzioni digitali per gestire in modo efficace i dipendenti in azienda



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Riducono il carico di lavoro manuale, evitano errori e garantiscono la conformità alle leggi sul lavoro. Questi i principali vantaggi delle piattaforme che supportano l’HR su diverse attività, dalla gestione presenze alla pianificazione turni, dall’approvazione delle note spesa alla consegna dei cedolini paga. L’offerta sul mercato italiano

Pubblicato il 5 dic 2023



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I software per la gestione del personale sono i grandi alleati della divisione Risorse Umane. L’attività HR, infatti, non è solo recruiting, elaborazione di strategie di talent acquisition e sentiment analysis, ma una gran parte del lavoro è dedicata alla quotidiana gestione dei dipendenti che è fatta di rilevamento presenze, pianificazione turni, organizzazione ferie, note spese da approvare, e non solo. Insomma, di tutte quelle attività da “ufficio” che però richiedono molto tempo e attenzione. Ecco dunque che i programmi della gestione del personale assumono un ruolo strategico nel liberare tempo ai professionisti HR che si possono così dedicare ad attività a più alto valore intellettuale.

I software gestione del personale in Italia

Progettati per semplificare e migliorare la gestione dei dipendenti, questi software presentano diverse le funzionalità. Sebbene entrati nell’era dello Smart Working, bisogna sempre tenere presente che esistono tante professioni per cui i nuovi modelli di lavoro ibrido non sono applicabili, basti pensare a chi lavora in ospedale, all’interno di una fabbrica o in un albergo. La rilevazione delle presenze e la timbratura risultano dunque essere due prassi fondamentali per la corretta gestione del personale in azienda. A queste funzioni si aggiungono: gestione dei permessi e delle ferie, pianificazione dei turni di lavoro, note spese e rimborsi, consegna cedolini, gestione dotazioni, workflow richieste, gestione documenti e archiviazione, gestione corsi sicurezza, gestione delle scadenze e delle visite mediche, analisi e reporting.

La riduzione del carico di lavoro manuale, con la conseguente conquista di maggior tempo per concentrarsi su attività più strategiche, è il più grande vantaggio intrinseco nell’utilizzo di software per la gestione del personale. A questo si somma la riduzione del rischio di errore umano e la garanzia di conformità alle leggi sul lavoro vigenti. Inoltre, molte delle piattaforme, essendo ormai in cloud, consentono l’accesso da remoto e anche da app smartphone facilitano la gestione dei dipendenti anche in movimento.

A seguire un elenco, non esaustivo, dei software per la gestione del personale disponibili in Italia.

Dipendenti in cloud

La soluzione semplifica la gestione delle risorse umane con funzionalità come la rilevazione e gestione delle presenze, la pianificazione dei turni, la gestione delle ferie, la consegna delle buste paga e altro. I dipendenti possono registrare facilmente le presenze da qualsiasi luogo, mentre gli amministratori monitorano presenze, ferie e permessi. La consegna delle buste paga è efficiente e i documenti sono archiviati per una consultazione agevole. La piattaforma permette anche la gestione delle note spese e la collaborazione con consulenti per una gestione delle presenze ottimale.

Docker by Profiler Cloud

Sviluppato da Profiler Cloud, Docker è dotato di app per un comodo accesso da mobile. Il programma per la gestione del personale offre diverse funzioni: digitalizza tutte le comunicazioni tra azienda e personale con notifica di avvenuta lettura, garantendo sicurezza e riservatezza; rileva l’orario e la posizione di inizio e fine lavoro, garantendo certezza della timbratura e rispettando la privacy dei lavoratori; consente di raccogliere informazioni tra i lavoratori relativamente alle taglie e ai fabbisogni e monitora lo stato di consegna delle dotazioni; digitalizza le richieste di qualsiasi giustificativo, dalle ferie ai permessi, offrendoti un processo di validazione semplice e chiaro; distribuisce automaticamente i documenti al personale notificandoti l’avvenuta lettura con un click. È in arrivo anche una nuova funzionalità che permette di appuntare le spese del personale organizzandole in categorie, gestendo allegati e note.

Fluida

Il software di gestione del personale Zucchetti semplifica l’interazione tra lavoratori e azienda. Tra le sue funzionalità: gestione presenze, turni, piano ferie, permessi, giorni di malattia e altri giustificativi; timbratura in sede o da remoto tramite NFC, Bluetooth e GPS; nota spese precompilata in automatico dalla foto dello scontrino; invio notifiche ai dipendenti; invio e conservazione documenti importanti in formato digitale. Inoltre Fluida offre una serie di dispositivi per la timbratura − Beacon, Fluida Station e EcoBadge − economici e smart per fruttare al meglio tutte le potenzialità del software.

People Smart

Sempre di casa Zucchetti è il software gestionale per piccole imprese che semplifica la gestione dei dipendenti. Offre funzionalità come: rilevazione delle presenze; approvazione e gestione delle assenze, dei permessi e delle ferie; gestione degli straordinari; condivisione dei documenti personali come cedolini, CU e altro; raccolta e rimborso delle note spese; raccolta di tutti i dati anagrafici e formativi del lavoratore; gestione delle scadenze e delle visite mediche; rendicontazione delle ore lavorate. L’app mobile consente sia ai dipendenti che all’HR di accedere ai dati di interesse tempo reale da qualsiasi dispositivo.

Workflow Presenze

Si tratta della terza soluzione per la gestione del personale proposta da Zucchetti. Semplifica la gestione delle presenze e delle ferie, automatizzando la comunicazione dei giustificativi e delle richieste. È disponibile sia in modalità licenza che come servizio cloud e si integra con altre soluzioni Zucchetti. L’app ZTimeline Workflow Enterprise Edition consente ai lavoratori di gestire le giustificazioni direttamente da smartphone e tablet, migliorando l’efficienza.

Geobadge HR

È una suite per la gestione del personale con un portale web e una app mobile. Offre funzionalità chiave come la rilevazione delle presenze, la gestione delle ferie, la consegna delle buste paga e la conformità normativa tramite geolocalizzazione delle timbrature. Tra le sue qualità principali anche un agevole invio dei dati delle paghe e rilevanti capacità di report e analisi.

Time Sheet

Questa soluzione per la gestione del personale automatizza la gestione delle commesse, monitora gli ingressi, semplifica la contabilità, offre personalizzazione dei report mensili, gestisce le note spese e la documentazione contrattuale. L’interfaccia utente intuitiva è adatta a vari dispositivi, e c’è una app mobile, Time Sheet Connect, per un accesso veloce da dispositivi mobili.

GruWeb

È una soluzione completa per la gestione delle risorse umane in conformità con il GDPR. Offre facile accesso, personalizzazione, dati in tempo reale e integrazione con software di terze parti. Gestisce presenze, flussi di lavoro HR e generazione di report. Le app mobili consentono un accesso comodo e notifiche in tempo reale. Moduli aggiuntivi includono gestione documenti, note spese, formazione e altro. Il modulo Storia Dipendente tiene traccia degli eventi legati ai dipendenti.

Jet HR

Utilizzato da aziende innovative come Casavo, Satispay, Bending Spoons, Jet HR offre in un’unica soluzione un software payroll e un software HR eliminando l’ingente lavoro di inserimento manuale e assicurando dati precisi e sempre aggiornati. Il programma presenta diverse funzionalità gestendo attività quali: assunzioni, cedolini e pagamenti; presenze, ferie e permessi; corsi RSPP, sicurezza, visite mediche; noleggio computer e dispositivi aziendali; report e budget assunzioni. Attraverso la piattaforma è possibile scegliere un contratto, inserire la RAL, personalizzalo con clausole (Smart Working, non concorrenza, part-time, etc.) e inviarlo al candidato. L’assunzione è poi perfezionata in automatico. E tutto, naturalmente, online e in pochi click, da qui il nome di “Jet” HR.

PlanningPME

Adatto a una varietà di settori, è un software di pianificazione che semplifica l’organizzazione delle attività aziendali. La soluzione consente di gestire le risorse umane e materiali, coordinare la pianificazione ferie, appuntamenti, progetti, programmi e così via. Le sue caratteristiche chiave includono un’interfaccia intuitiva, accesso multi-piattaforma su diversi dispositivi, gestione delle attività e delle risorse, avvisi in tempo reale, creazione di rapporti personalizzati e gestione dei diritti utente.

Sistema Otto Presenze in cloud

Sistema Otto Presenze in cloud è una soluzione hardware e software per la gestione delle presenze dei dipendenti. Include il software Ottagono e tre strumenti di rilevazione delle presenze: Ottos, una app per smartphone e tablet; Otto, un dispositivo marcatempo portatile; Ottoemezzo, un dispositivo marcatempo fisso. Offre funzionalità come la gestione delle presenze, la pianificazione dei turni, il tracciamento delle attrezzature, il controllo degli accessi e la gestione delle sostituzioni, ferie e permessi, la programmazione degli interventi presso i clienti.

Tamigo

Programma per la gestione del personale basato su cloud, Tamigo offre funzionalità complete per semplificare la pianificazione, la gestione delle presenze, la comunicazione interna, le risorse umane e molto altro. Con la possibilità di generare pianificazioni ottimali, tenere traccia delle ore lavorate, esportare dati per le buste paga, gestire dati HR e migliorare la comunicazione aziendale, Tamigo aiuta a migliorare l’efficienza e a prendere decisioni basate sui dati. L’app mobile semplifica la gestione delle ferie e la comunicazione in azienda.

Moduli per la gestione del personale integrati alle piattaforme HR

Inoltre, diverse piattaforme per la gestione delle Risorse Umane hanno integrato al proprio interno uno o più moduli per la gestione del personale. È il caso, per esempio, del modulo per la Gestione del Personale di Cezanne, che fornisce alert automatici per scadenze importanti, tiene traccia dei documenti, permette di creare moduli HR personalizzati con workflow e offre funzionalità self-service accessibili su varie piattaforme. Il software Bizneo, con i moduli per la Gestione del Personale e per la Gestione del Tempo, rileva presenze, gestisce ferie e permessi e turni di lavoro. E poi restano da annoverare: i moduli di bValue HR & Finance Presenze/Assenze/Turni e HR Finance & Trasferte per la gestione dei budget e rimborsi trasferte appunto; le funzionalità di Factorial quali la gestione di ferie e permessi, la rilevazione delle presenze, la gestione dei turni, la gestione dei documenti e firma digitale, la gestione delle spese; le funzionalità del software HCM TeamSystem note spese, dotazioni (che permette di creare delle anagrafiche in cui associare ad ogni collaboratore tutti gli oggetti fisici o virtuali che lo accompagnano), gestione mezzi, viaggi e trasferte; i moduli di CloudInaz gestione presenze, pianificazione turni, sistemi di rilevazione e controllo accessi.

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