Tanto più il paradigma dello Smart Working si diffonde, tanto più si accendono i riflettori anche su altre tematiche strettamente correlate con i nuovi scenari di workplace e workspace sempre più digitalizzati. In primis il tema della Connected Workforce, la forza lavoro connessa, che rappresenta probabilmente il pilastro portante delle strategie degli HR Manager negli ultimi anni.
Ma cosa si intende con questo termine? Potremmo dire, tanto per cominciare, che alla base della Connected Workworce c’è la possibilità, da parte del lavoratore, di comunicare sia all’interno sia all’esterno della propria azienda utilizzando qualunque strumento a sua disposizione. Potremmo dire che un lavoratore connesso è colui che ha la possibilità di lavorare anche da remoto, potendo accedere a tutti i documenti, le applicazioni e i sistemi aziendali. Potremmo, se la Connected Workforce fosse semplicemente una questione di tecnologia o di strumenti. In realtà, parlare di una forza lavoro connessa implica una revisione importante non solo della relazione con i propri dipendenti, ma dei processi che governano le nostre imprese, in una logica sempre più collaborativa.
Una revisione necessaria, per lo meno stando a un’analisi pubblicata ancora due anni fa da IDC, secondo cui le iniziative di digitalizzazione a più alto rischio di fallimento sono quelle nella quali non si riesce a creare il giusto livello di collaborazione o integrazione.
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Collaborare per innovare
Negli ambienti lavorativi tradizionali, le persone lavorano in silos, confrontandosi con le altre funzioni aziendali solo in determinate fasi di un progetto, spesso quando la progettazione sta volgendo a termine. Si tratta di un approccio anacronistico, contrario ai requisiti del mondo mobile-first e digital first che caratterizza l’ambito in cui le aziende si muovono oggi e che richiede l’allineamento su un medesimo progetto di veri e propri team cross-funzionali e multidisciplinari, con l’obiettivo di stimolare la crescita e l’innovazione.
Quando si parla di Connected Workforce, tutti i lavoratori, includendo in questa accezione sia i dipendenti sia i collaboratori, sono connessi al progetto, alle informazioni, agli strumenti e tra di loro, condividono dati e informazioni, che scambiati permettono di evidenziare prima e meglio opportunità e criticità, intervenendo a tutto beneficio delle performance complessive.
L’inclusione dei collaboratori esterni nel quadro della Connected Workforce non è casuale. Nel momento in cui le aziende vivono di ecosistemi, si fa inevitabilmente strada anche il concetto di “blended workforce”, vale a dire di gruppi di lavoro misti, ai quali prendono parte dipendenti, collaboratori, contractor, lavoratori a progetto, partner di filiera. Tutti, rigorosamente, connessi tra loro.
SMAC, l’abilitatore della Connected Workforce
Già tre anni fa, in un report dedicato proprio ai nuovi approcci al lavoro , PWC evidenziava come siano quattro le tecnologie abilitanti in un approccio connesso al lavoro: Social, Mobile, Analytics e Cloud. SMAC. Quattro building block, quattro mattoncini, che facilitano l’interazione tra i partecipanti a un gruppo di lavoro e la generazione di importanti insight utili a migliorare il business aziendale e, tutto sommato, anche la qualità del loro lavoro. C’è dunque un duplice risultato raggiungibile dall’adozione di una corretta strategia di Connected Workforce. Il primo è correlato agli obiettivi di business e in particolare alla ottimizzazione degli obiettivi, raggiungibile anche grazie all’efficientamento di processi, sistemi e performance. Il secondo è correlato al miglioramento della qualità della vita lavorativa, grazie a un adeguato supporto tecnologico.
Social, Mobile, Analytics e Cloud sono dunque da considerare dei facilitatori, che correttamente combinati tra loro, aiutano a lavorare meglio e più velocemente, consentendo di interconnettere i diversi elementi di un ecosistema di business, dai dati ai dispositivi, dalle App alle soluzioni enterprise.
I quattro asset di una Connected Workforce
Come abbiamo accennato in precedenza, uno dei principali benefici di una forza lavoro connessa riguarda la produttività. L’assunto è semplice: se le informazioni disponibili all’interno dell’azienda sono scollegate tra loro, diventa difficile non soltanto reperirle, ma a volte, più semplicemente, avere la consapevolezza della loro esistenza. Questo si traduce in notevoli perdite di tempo per individuare gli interlocutori giusti ai quali chiedere le informazioni necessarie al completamento di un’attività. In un ambiente connesso, le informazioni necessarie sono disponibili e accessibili, consentendo ai gruppi di lavoro di concentrarsi efficacemente sulle componenti a maggior valore delle loro attività.
Il secondo beneficio riguarda il miglioramento dei livelli di collaborazione all’interno dei team. Anche in questo caso, l’obiettivo da raggiungere è ridurre quanto possibile una serie di attività ripetitive e a basso valore, grazie all’introduzione di strumenti in grado di tenere automaticamente traccia delle revisioni documentali, dei flussi di lavoro, delle pianificazioni, delle scadenze, dandone piena visibilità a ciascun partecipante.
Visibilità, ecco la terza parola chiave. Per poter supportare in modo adeguato ed efficace i processi decisionali è indispensabile poter avere accesso alle informazioni e poter disporre di strumenti analisi. Utilizzare strumenti tradizionali, dai documenti cartacei ai fogli di calcolo, e processi manuali non aiuta in alcun modo a raggiungere il livello di visibilità idoneo e sempre più necessario in aziende con organizzazioni strutturate, articolate e complesse. Per questo è determinante implementare una corretta strategia di gestione delle informazioni che aiuti i lavoratori ad avere visibilità su tutto il flusso e il management a prendere decisioni informate.
Infine, la mobilità. È chiaro che nell’azienda nella quale i processi sono gestiti ancora in modalità tradizionale è difficile se non impossibile pensare a una forza lavoro ubiqua. Per questo è indispensabile disporre di strumenti e infrastrutture che abilitino i dipendenti e i collaboratori a comunicare tra loro, condividere informazioni, senza che il luogo nel quale questi scambi avvengono abbia un ruolo discriminante. I benefici, anche in questo caso, sono evidenti sia in termini di produttività, sia in termini di efficacia, sia ancora in termini di velocità.
Da dove si comincia?
Come abbiamo accennato all’inizio, una Connected Workforce non può essere, né è, una questione meramente tecnologica. Non ci si può limitare ad adottare una serie di strumenti o di infrastrutture e pensare di aver raggiunto l’obiettivo. Una forza lavoro connessa implica un cambio di mentalità importante, che coinvolge tutta l’azienda, richiede un forte impegno nel change management e impone un altrettanto significativo lavoro di integrazione.
Da dove cominciare, dunque? Per prima cosa dall’integrazione dei sistemi esistenti in azienda, così da superare la frammentazione ed evitare inutili duplicazioni.
In secondo luogo, è importante adottare differenti stream per la comunicazione, non limitandosi alle sole telefonate e alle email: è importante creare dei gruppi virtuali, all’interno dei quali tutti i partecipanti abbiano la possibilità di condividere informazioni, porre quesiti e ricevere risposte. Fare in modo che il coinvolgimento di ciascun partecipante non conosca soluzioni di continuità, anche quando non è fisicamente o digitalmente presente a un incontro.
In terzo luogo è importante introdurre livelli di automazione che eliminino attività dispersive e a basso valore aggiunto nelle comunicazioni interne, ad esempio adottando soluzioni di notifica e reminder automatizzate. Il quarto passaggio richiede una revisione sistematica dei processi, non solo perché tutto quanto fin qui raccontato possa effettivamente realizzarsi, ma perché avvenga in modo coerente con le policy aziendali e in compliance con le normative vigenti.
Infine, sembrerà banale ma è indispensabile fare in modo che vi sia sempre piena visibilità dello stato di avanzamento di ciascun progetto, per evitare ogni possibile criticità.
Misurare i risultati
È interessante, per capire quali siano gli effettivi benefici di questo approccio alla Connected Workforce, analizzare i risultati di uno studio realizzato nel marzo 2018 da Harvard Business Review Analytics Services su oltre 200 Executive, per comprendere come l’adozione di tecnologie collaborative aiuti a migliorare competitività e produttività.
Dall’analisi emerge che le aziende con elevati livelli di connessione hanno il doppio delle possibilità di raggiungere posizioni di mercato migliori rispetto ai loro competitor e tendono a crescere più velocemente: il 40 per cento di queste “aziende connesse” ha realizzato tassi di crescita delle loro revenue superiori al 10 per cento.
Dall’analisi emerge anche che ogni progetto di Connected Workforce deve partire da un forte commitment alla collaboration, attraverso una cultura che la promuova e la riconosca. Quanto alle barriere – perché è innegabile che ve siano – sicuramente il mancato adeguamento dell’infrastruttura tecnologica è il primo scoglio, spesso difficilmente superabile per ragioni di budget. Il secondo è la mancata integrazione tra i sistemi legacy aziendali, il terzo è rappresentato da preoccupazioni sulla sicurezza, l’ultimo dalla mancanza di percorsi di formazione e di educazione alla collaborazione.
L’approccio di Insight
Sul tema della Connected Workforce ha sviluppato – e da tempo ormai – una practice consolidata Insight, player globale nel mondo della system e solution integration.
«La Connected Workforce è un tema strettamente correlato all’evoluzione del Modern Workplace. Per noi significa aiutare le imprese a cogliere le opportunità che derivano dall’adozione di alcuni strumenti», spiega Dino Besozzi, Solution Specialist per questa practice, che parla di flessibilità, di approccio alla social enterprise, di collaboration, e lo fa riferenedosi, soprattutto a una progettualità che si snoda su tre assi: «In primo luogo le persone, alle quali dobbiamo proporre un nuovo modello di lavoro che tenga conto della loro età, delle loro competenze, delle loro attitudini all’utilizzo delle tecnologie e che non sia divisivo».
Il secondo asse è rappresentato dalla sicurezza, «perché se la condivisione e la collaborazione hanno bisogno dei dati, non si può trascurare gli aspetti della sicurezza dei dati stessi, all’interno di perimetri aziendali sempre meno definiti». Il terzo asse, infine, è rappresentato dagli strumenti e dai luoghi, «vale a dire il ri-pensamento su come e dove si voglia e si debba lavorare».
È un approccio metodologico, quello proposto da Insight, che parte dall’assessment, passa dalla fase di envisioning, per poi arrivare all’implementazione «attraverso l’adozione di un business plan sviluppato secondo criteri di sostenibilità sia economica, sia di risorse». Il progetto prosegue anche con attività di gestione e di “continuous improvement”. «Portare un’azienda verso le tematiche del Modern Workplace e della Connected Workforce significa da un lato portare le aziende a scoprire nuovi livelli di efficienza e di innovazione, dall’altro a rendersi più attrattive anche verso nuovi talenti e giovani generazioni», conclude Besozzi.
