Digitalizzazione dei processi HR e AI: le best practice premiate dall’Osservatorio HR Innovation

In occasione della nuova edizione del contest HR Innovation Award 2026, l’iniziativa dell’Osservatorio HR Innovation del Politecnico di Milano che mira a premiare e dare visibilità alle organizzazioni che si sono distinte per l’innovazione dei propri processi e pratiche di gestione delle risorse umane, riportiamo le principali evidenze emerse dalla scorsa edizione.

Le abbiamo raggruppate in 2 aree fondamentali, per le quali si segnalano una serie di best practice innovative, caratterizzate dall’utilizzo della tecnologia come leva di trasformazione e da un approccio orientato alla valorizzazione e al coinvolgimento delle persone:

• La digitalizzazione dei processi HR e le potenzialità dell’AI;
• La centralità della persona, tra valorizzazione delle competenze e garanzia del benessere.

In questo articolo vi presenteremo le evidenze della prima area, dandovi appuntamento alla prossima pubblicazione per la trattazione della seconda.

La digitalizzazione dei processi HR e le potenzialità dell’AI

La frontiera della digitalizzazione dei processi HR è rappresentata – senza dubbio – dall’Intelligenza Artificiale. Nell’ultimo anno, il 45% delle Direzioni HR che hanno partecipato alla Ricerca dell’Osservatorio ha investito in questa tecnologia, con sperimentazioni maggiori nell’ambito della Talent Attraction.

Si tratta di un dato positivo, un segnale del fatto che non solo ci sia interesse sulla portata trasformativa dell’AI, ma anche che le organizzazioni si stanno già muovendo per non perderne le opportunità. La previsione di spesa per l’anno successivo è ancora maggiore, con circa il 70% del campione che dichiara un aumento dell’investimento. Leggendo i dati in maniera più profonda, però, emergono dei segnali che suggeriscono che il percorso sia solo all’inizio. Innanzitutto, una buona parte del campione dichiara di aver investito in nuovi strumenti digitali a supporto della gestione HR, ma non sa se siano o meno abilitati da AI. C’è poi una quota – oltre un quarto – che attualmente non ha ancora attivato strumenti di AI a supporto dei suoi processi.

Anche le ragioni dichiarate per l’implementazione, in realtà, evidenziano un approccio ancora non del tutto maturo e pienamente consapevole: quasi la totalità delle Direzioni HR che hanno introdotto l’AI a supporto dei loro processi, lo ha fatto per ragioni di efficienza (risparmiare tempo, ridurre i costi, automatizzare le attività più ripetitive), sottovalutando i benefici più di ordine sistemico e strategico, come il miglioramento del supporto al business, della qualità dell’esperienza – in ottica di attrazione e fidelizzazione delle persone – o della capacità di rispondere all’evoluzione delle competenze dei collaboratori.

Se, infatti, da una parte è vero che l’efficienza e la produttività rimangono in cima alla classifica dei principali benefici apportati dall’AI, dall’altra emergono altri aspetti positivi da non sottovalutare: assistenza ai dipendenti più puntuale e tempestiva, servizi HR di qualità superiore, aumento dello stimolo e della creatività della Direzione HR.

Come ultimo punto di attenzione, si segnala la presenza di alcune barriere che ne rallentano l’implementazione, su tre aree nello specifico: i costi elevati, sia con riferimento all’acquisto dei sistemi, ma anche alla gestione e alla manutenzione; i rischi per la sicurezza informativa, sia per eventuali attacchi esterni, ma anche per la dispersione involontaria di patrimonio informativo aziendale; infine, il timore di infrangere le disposizioni normative in materia (come AI Act, GDPR e normativa nazionale), trattandosi di una pluralità di fonti diverse, alcune ancora in fase di attuazione.

Le applicazioni più innovative dell’AI alle attività della Direzione HR si sviluppano in due direzioni, l’una incrementale rispetto all’altra. La prima è l’Intelligenza Artificiale Generativa, un tipo di Intelligenza Artificiale che utilizza algoritmi di Machine Learning per generare nuovi contenuti, ad esempio testo, audio, immagini, video e codice informatico. Le applicazioni per l’HR sono molteplici e già in parte diffuse, come i Chat Bot, autonomi nel fornire risposte alle richieste di candidati e collaboratori, o i sistemi che supportano la Direzione nel produrre nuovi annunci di lavoro o contenuti formativi più targettizzati ed efficaci nel linguaggio e nel format. Ma la vera frontiera verso cui molti attori del mercato HR Tech stanno puntando, oggi, è rappresentata dalle architetture Agentic.

Un AI Agent è un sistema avanzato, basato su LLM (Large Language Models), in grado di svolgere compiti in autonomia, basandosi su obiettivi stabiliti dall’utente. A differenza di un Chatbot di AI Generativa, che risponde a input diretti fornendo informazioni rilevanti, un Agent è in grado di pianificare le proprie attività ed eseguire azioni per raggiungere gli obiettivi, “ragionando” e interagendo con l’ambiente esterno, adattando il proprio comportamento in base alle informazioni ottenute dalle interazioni.

L’Intelligenza Artificiale non esaurisce tutte le possibili evoluzioni tecnologiche applicate al mondo HR. Accanto a questa tecnologia, sono oggi presenti molte altre opportunità. Per citarne qualcuna, basti pensare alle potenzialità della Realtà Mista (Virtuale e Aumentata) applicata alla formazione, la quale permette ai discenti di apprendere competenze sia tecniche che relazionali in ambienti virtuali e protetti.

In ambito formazione e recruiting, poi, esistono interessanti applicazioni della Blockchain, utilizzata principalmente per certificare in maniera univoca le competenze acquisite o possedute da collaboratori e candidati. Infine, si segnala l’utilizzo degli Analytics a favore della Direzione HR – i cosiddetti People Analytics – descrittivi della situazione as-is, preventivi di situazioni future e predittivi di specifici scenari. Tutte queste tecnologie non sono ovviamente esclusive, né tanto meno alternative rispetto all’AI, anzi. Oggi più che mai, le organizzazioni e le Direzioni HR sono chiamate a definire una People Experience che sappia integrare le varie applicazioni, in maniera funzionale rispetto agli obiettivi e coerentemente con quelle che sono le preferenze e le aspettative delle proprie persone.

Le best practice analizzate dall’Osservatorio che descrivono la digitalizzazione dei processi HR e le potenzialità dell’AI

Campari Group

Campari Group ha avviato il progetto “Shake your career, become a Camparista!”, con l’intento di innovare il processo di recruiting mediante l’introduzione di soluzioni avanzate basate sull’Intelligenza Artificiale, integrate nella piattaforma per la gestione del processo di selezione.

Lo strumento abilita funzionalità avanzate, come il supporto nella scelta delle competenze da inserire quando si apre una nuova posizione e la loro analisi dai dati presenti nei CV dei candidati. Utilizzando l’AI, il sistema valuta infatti i vari profili e calcola un “fit score” che aiuta il team HR a selezionare le persone più idonee, in modo più rapido e oggettivo. Inoltre, per alcuni ruoli particolarmente richiesti sono state introdotte video-interviste registrate dai candidati, analizzate direttamente dallo strumento. L’iniziativa ha permesso di ridurre i tempi del processo di selezione e di aumentare la capacità del team HR di identificare i candidati più idonei rispetto alle competenze cercate.

Carrefour Italia

La Direzione HR di Carrefour Italia ha avviato un progetto per gestire in modo più efficiente l’elevato numero di candidature che l’azienda riceve. Per affrontare questa esigenza è stata inserita, nella fase iniziale di screening, la piattaforma di valutazione delle competenze di Skillvue. Partendo dal modello di competenze in uso, la piattaforma crea il profilo ideale ricercato per la posizione aperta, con annessi gli “Skill Test” volti a valutare le competenze ricercate. Queste vengono poi valutate tramite video-interviste pre-registrate dai candidati e analizzate dalla piattaforma per generare un report di sintesi sulle competenze in possesso. Questo approccio ha ridotto del 70% i tempi di selezione e ha abilitato un approccio più oggettivo.

La revisione del processo di Performance Management di Generali, con l’obiettivo di migliorare l’interazione tra manager e collaboratori in un contesto di lavoro ibrido, è stata accompagnata dall’introduzione di un’app mobile accessibile e utilizzabile per tutte le fasi del processo, dalla definizione degli obiettivi, allo scambio di feedback, alla valutazione, fino all’indicazione delle azioni di sviluppo.

Recentemente lo strumento è stato potenziato con l’integrazione dell’Intelligenza Artificiale generativa, con due principali funzionalità: la prima aiuta nella valutazione delle performance, generando bozze per le valutazioni dei manager e per le autovalutazioni dei collaboratori, sulla base dei feedback ricevuti in passato; la seconda consiste in un Chatbot, chiamato “Perform AI”, che risponde a dubbi dei collaboratori legati sia a questioni operative sul processo di performance stesso, sia metodologiche, ad esempio sul linguaggio da utilizzare per rendere un feedback più efficace. I risultati sono stati ottimali, aumentando il numero delle interazioni e degli scambi tra manager e collaboratore e riducendo le inefficienze di tempo.

Gruppo KOS

Il Gruppo KOS ha avviato un progetto per accelerare il processo di selezione, dalla fase di richiesta per aprire nuove posizioni fino all’assunzione. L’iniziativa ha previsto l’integrazione del modulo della piattaforma Talentia Software dedicato al recruiting. Grazie a questo strumento è possibile monitorare in tempo reale la necessità di nuovo personale con un’integrazione totale tra le varie funzioni aziendali. Inoltre, sono stati completamente automatizzati i processi di autorizzazione all’apertura di nuove posizioni da parte dei responsabili e di compilazione dei dati per finalizzare l’entrata dei collaboratori in azienda. Ad oggi il progetto ha coinvolto la totalità del personale e i risultati ottenuti evidenziano tempi di gestione del processo più rapidi.

Poste Italiane

Poste Italiane ha avviato un progetto di digitalizzazione delle attività HR di stampo amministrativo (ad esempio la gestione delle assenze, delle trasferte e delle comunicazioni di malattia), con l’obiettivo di migliorarne l’efficienza. L’evoluzione ha previsto l’integrazione di applicativi digitali con la piattaforma HCM esistente, accessibili via web e app aziendale, attraverso l’applicazione “NoidiPoste”. I dipendenti possono ora compilare autonomamente diversi moduli digitali per le attività amministrative, semplificando le operazioni e velocizzando le tempistiche. Il tasso di adozione dei nuovi applicativi introdotti dall’iniziativa ne testimoniano il successo: al momento il 95% delle richieste viene gestito tramite la nuova procedura e il dato è in aumento.

Nel contesto di un crescente fabbisogno di operai specializzati, Webuild ha avviato un progetto per ottimizzare il coordinamento con le agenzie per il lavoro con cui collabora. L’azienda ha adottato la piattaforma nCore HR, utilizzando in particolare la funzionalità “External Recruiter” per la gestione dei flussi di candidature. Questo sistema consente alle agenzie di inserire direttamente le candidature, centralizzate in un unico touchpoint, semplificando lo scambio di informazioni e migliorando la visibilità del processo di selezione.

L’iniziativa si integra, inoltre, con l’academy aziendale, attraverso la quale vengono erogati percorsi di formazione propedeutici allo sviluppo di competenze specialistiche per operare nei cantieri. L’utilizzo della piattaforma ha permesso al team HR di indirizzare i candidati verso i corsi formativi più appropriati, sulla base dei gap di competenze individuati dai recruiter durante le fasi di colloquio.

I progetti presentati e i loro risultati positivi testimoniano la grande portata della trasformazione digitale nei processi di gestione delle risorse umane. Il percorso di innovazione e digitalizzazione intrapreso getta le basi per costruire un’Employee Experience di valore per candidati e collaboratori ed elevare il ruolo della Direzione HR a partner strategico per l’intera organizzazione.

Se vuoi informazioni o candidare la tua azienda visita questa pagina. La scadenza è il 30 gennaio 2026.