Negli ultimi anni, complice il diffondersi del lavoro a distanza, l’adozione di piattaforme di collaborazione aziendale ha registrato una crescita esponenziale. Per il loro potenziale nell’aiutare i team a comunicare, cooperare e gestire i progetti in modo più efficiente, gli strumenti di collaboration, sempre più evoluti (anche grazie all’implementazione dell’Intelligenza Artificiale), costituiscono un elemento determinate nella cassetta degli attrezzi delle organizzazioni che vogliono offrire un’esperienza di lavoro il più possibile a misura di persona.
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La comunicazione in azienda passa dalle piattaforme di collaborazione
In generale queste piattaforme sono progettate per facilitare e migliorare la comunicazione, il coordinamento e la cooperazione tra individui o team che lavorano insieme su vari progetti o compiti, indipendentemente dalla loro localizzazione. In un proliferare di modalità di lavoro ibride, di servizi a distanza (dall’organizzazione di eventi online alla formazione), nonché in un mercato sempre più interconnesso nel quale operano molteplici multinazionali con filiali disseminate da un capo all’altro del Pianeta, è chiaro come questi strumenti risultino di primaria importanza.
Esistono due categorie principali di piattaforme di collaborazione: quelle sviluppate per supportare la comunicazione e quelle sviluppate per supportare il coordinamento.
I software per la comunicazione (sui quali ci andremo ora a concentrare) offrono ai lavoratori una varietà di modi per interagire e condividere le conoscenze: chat, tool per videoconferenze, sistemi per la gestione della posta elettronica, e altro ancora. I software che favoriscono una gestione collaborativa dei progetti, detti anche software di project management, offrono invece più funzionalità relative al governo delle attività come l’assegnazione di compiti, il monitoraggio dei progressi e l’ottimizzazione del flusso di lavoro (a questa tipologia di software dedichiamo un articolo a parte).
Caratteristiche e vantaggi delle soluzioni per la comunicazione
Vediamo dunque rapidamente quali sono le principali caratteristiche e i vantaggi di usare le piattaforme di collaborazione software per comunicare all’interno dell’azienda.
Prima di tutto, grazie a tool di messaggistica istantanea, sistemi di videoconferenza, chiamate vocali, queste soluzioni IT assicurano una comunicazione in tempo reale fluida tra i membri del team remoto, ma anche con soggetti esterni all’organizzazione (clienti, fornitori, etc.). I calendari integrati consentono, poi, ai team di pianificare riunioni, appuntamenti ed eventi, aiutando i membri a essere informati sulle attività imminenti. Alcune soluzioni più complete non solo forniscono un repository centralizzato per la condivisione, l’archiviazione e l’accesso a documenti, immagini, video e altri file, riducendo la necessità di allegati via email, ma consentono anche agli utenti di collaborare su documenti contemporaneamente, vedendo le modifiche e i commenti degli altri in tempo reale. Inoltre molti strumenti di collaborazione si integrano con altre applicazioni software presenti nel sistema informatico dell’azienda come CRM e altro ancora.
I vantaggi delle piattaforme di collaborazione sono chiari: migliore comunicazione tra i membri del team indipendentemente dalla loro posizione geografica con conseguente aumento della produttività; riduzione del sovraccarico di e-mail grazie da un ambiente di comunicazione più organizzato; quando si collabora su documenti, il controllo delle versioni assicura che i membri del team lavorino sulla versione più aggiornata, riducendo gli errori e la confusione; last but not least il risparmio di costi legato alla possibilità di ridurre le riunioni fisiche, viaggi e stampe di documenti.
Piattaforme di collaborazione aziendale, le soluzioni disponibili sul mercato italiano
Esistono tanti strumenti di collaborazione a disposizione delle aziende. A seguire, un elenco – non esaustivo – dei collaboration software per la comunicazione presenti sul mercato italiano, dalle piattaforme all-in-one come per esempio Microsoft Teams e Google Workspace, a tool con funzionalità più specifiche.
Cisco Webex
È il software di team collaboration di Cisco. La soluzione consente di rimanere in contatto con colleghi e clienti attraverso un sistema telefonico su cloud completo creato per effettuare e ricevere chiamate di lavoro su qualsiasi dispositivo; partecipare a riunioni a distanza godendo di una qualità delle presentazioni virtuali simile a quella delle riunioni di persona e usufruendo di utilissime funzioni come la trascrizione automatica, il riconoscimento dei gesti (per esempio: ok) e la rimozione dei disturbi; creare un flusso di lavoro più efficiente con i messaggi in team e la condivisione di file per i team interni ed esterni, tutto nello stesso spazio; incoraggiare una partecipazione più attiva in riunioni ed eventi con facili strumenti interattivi quali sondaggi e sessioni di Q&A; organizzare grandi eventi virtuali invitando fino a 100.000 partecipanti raggiungendo anche gli angoli più remoti del mondo.
Google Workspace
È la piattaforma di collaborazione sviluppata da Big G utile ai team di qualsiasi dimensione per restare connessi, creare e collaborare. Con Google Workspace si ha accesso a una serie di applicazioni integrate che interagiscono tra loro perfettamente. Ad esempio, si può ricevere un messaggio in Gmail e convertirlo istantaneamente in un evento di Calendar; inviare automaticamente notifiche e-mail ai collaboratori quando si inserisce un commento in Documenti, Fogli o Presentazioni; con un solo clic partecipare a una riunione video in Meet direttamente dalla Posta in arrivo o dal calendario. Oggi, inoltre, Google ha incorporato la potenza della Generative AI in tutte le app di Workspace. Queste funzionalità aiutano a scrivere, a organizzare, a visualizzare, ad accelerare i flussi di lavoro, a tenere riunioni più coinvolgenti e molto altro.
Meta Workplace
La piattaforma di collaborazione aziendale all-in-one di Meta combina in modo sicuro chat, video, gruppi e la propria intranet con gli strumenti di lavoro già in uso. Meta Workplace presenta molte funzionalità di Facebook come per esempio: avviare una chat one to one o di gruppo; creare gruppi coi quali collaborare e condividere informazioni; scrivere e condividere post sul proprio profilo (gli account di Workplace e di Facebook sono separati) o nei gruppi di Workplace; pubblicare video con i sottotitoli automatici per le lingue supportate e anche creare contenuti video in diretta da trasmettere in streaming; creare eventi invitando i colleghi.
Microsoft Teams
È la nota soluzione di collaboration di casa Microsoft. Piattaforma basata sul Cloud, e ora potenziata anche dalla Generative AI, Microsoft Teams aiuta ad aumentare la produttività consentendo una serie di azioni quali: collaborare in tempo reale inviando messaggi istantanei a un gruppo o a singoli mediante le chat illimitate con accesso ospiti; organizzare riunioni online con registrazioni e trascrizioni da qualsiasi luogo ci si trovi; collaborare senza problemi inviando collegamenti a documenti, caricando file o condividendo foto; creare community di persone per connettere idee e progettare insieme.
Slack
Si tratta di un hub di collaborazione che offre funzionalità di messaggistica, condivisione di file e contenuti multimediali, avvio di chiamate vocali e video, pianificazione dei progetti e integrazione di strumenti e componenti aggiuntivi per aiutare i team a raggiungere i propri obiettivi. Slack consente di lavorare in modo più connesso, flessibile e inclusivo. La piattaforma semplifica il contatto tra colleghi, permettendo di inviare messaggi a chiunque all’interno o all’esterno dell’organizzazione e di collaborare in maniera efficace anche a distanza. Gli utenti possono lavorare in aree dedicate chiamate canali che riuniscono le persone e le informazioni necessarie. Slack consente di lavorare in modo asincrono: quando il lavoro è organizzato in canali, è possibile accedere alle informazioni di cui si ha bisogno quando lo si desidera, fare domande, mettersi in pari e condividere gli aggiornamenti. Tutti i membri di un’organizzazione hanno accesso alle stesse informazioni ricercabili e condivise: quando i team lavorano insieme nei canali, le informazioni possono essere condivise con tutti i membri contemporaneamente, consentendo ai team di restare allineati e prendere decisioni più rapidamente.
Zoom One
Questa piattaforma aiuta a rafforzare le comunicazioni, connettere le persone e collaborare meglio insieme in sala riunioni, aula e ovunque sia necessario. Offre un’esperienza utente agevole e automatizzata da un dispositivo mobile o dal computer desktop. La piattaforma dispone di strumenti di collaborazione smart che consentono di avviare una chiamata o una riunione da una chat, collaborare su una lavagna dal desktop o dalla sala e vedere se un collega è disponibile. Con Zoom è possibile creare riunioni virtuali fino a 1.000 partecipanti video collegati e 49 schermi visibili. Filtri, reazioni, sondaggi, alzate di mano e condivisioni di musica o video rendono le riunioni virtuali più divertenti e coinvolgenti. Le riunioni possono essere registrate e trascritte.
Altri strumenti di collaborazione aziendale
All’elenco si possono aggiungere anche altre soluzioni. Ad esempio quelle sviluppate da Zoho: Workdrive, per la gestione dei documenti, Meeting, per l’organizzazione di webinar e riunioni online, e Zoho Connect, la intranet evoluta. C’è kSuite, made in Svizzera, che integra tutti gli strumenti necessari per collaborare e comunicare efficacemente online: servizio archiviazione documenti, posta elettronica, soluzione di videoconferenza, chat. Zulip è l’alternativa open source di Slack, che al posto dei canali ha gli stream. Chatter è il social network aziendale di Salesforce, progettato per consentire e ottimizzare la condivisione e la collaborazione. Whereby, lo strumento di videoconferenza basato su browser, semplice e pratico da usare. Dropbox, il collaboration software che consente ai team di rimanere sincronizzati offrendo una posizione centralizzata per archiviare in modo sicuro i documenti, gestire l’accesso ai dati e collaborare ai progetti. Kamzan è la piattaforma italiana per la condivisione sicura di cartelle, file e documenti. Messagenius, l’app italiana di messaggistica self-hosted in white label per comunicazioni sicure e produttive tra colleghi. I software per la gestione delle riunioni Sherpany e GoTo Meeting. LiveWebinar, la piattaforma avanzata per l’organizzazione di webinar. ClickMeeting, altra piattaforma di collaborazione per creare meeting, webinar e conferenze. WorkTogether, il software italiano per costruire una intranet aziendale. E restiamo ancora in Italia con SweetHive, la piattaforma Cloud che consente al team in remoto di pianificare progetti, coordinare il lavoro e raggiungere gli obiettivi condividendo documenti e conoscenze e rimanendo sempre aggiornato in tempo reale.
